Sok vállalkozó az ár alapján kezdi a pénztárgép kiválasztását, pedig a napi használat során gyakran egészen más szempontok bizonyulnak fontosnak. Egy rossz döntés évekre meghatározhatja a működést, ezért érdemes már a választás előtt végiggondolni néhány gyakorlati kérdést. Nem feltétlenül a legdrágább vagy a legtöbb funkcióval rendelkező rendszer lesz a legjobb, hanem az, amelyik valóban illeszkedik a vállalkozás működéséhez.
Az alábbi kérdések segíthetnek elkerülni azokat a hibákat, amelyek miatt sok vállalkozás később új rendszer keresésére kényszerül.
1. Hány ember fogja használni nap mint nap?
Egy családi vállalkozásban gyakran ugyanaz a két-három ember dolgozik a rendszerrel hosszú évekig. Egy étteremben, kávézóban vagy forgalmas üzletben azonban rendszeresen érkezhetnek új munkatársak. Ilyenkor fontos szempont, hogy mennyi idő alatt lehet megtanulni az alapfunkciókat.
Érdemes megkérni a forgalmazót, hogy mutasson be néhány tipikus műveletet. Például mennyi kattintás szükséges egy tranzakció lezárásához vagy egy korábbi bizonylat visszakereséséhez. Ha egy egyszerű művelethez több lépés szükséges, az napi szinten jelentős időveszteséget okozhat.
Jó teszt lehet az is, ha egy olyan kolléga próbálja ki a rendszert, aki még nem használta korábban. Amit egy új dolgozó öt perc alatt megért, az valószínűleg hosszú távon is könnyen kezelhető marad.
2. Mennyi időt vesz igénybe a napi zárás?
Sok vállalkozásnál a napi zárás hosszabb ideig tart, mint kellene. Gyakori hiba, hogy a dolgozók a rendszerből kinyert adatokat még külön Excel-táblákba vagy papír alapú nyilvántartásokba is átvezetik. Ez nemcsak lassú, hanem hibalehetőségeket is teremt.
Érdemes megkérdezni, hogy a rendszer milyen riportokat tud automatikusan előállítani. Ha a napi forgalom, az értékesítési adatok vagy a szükséges összesítések néhány kattintással elérhetők, az havonta több munkaórát takaríthat meg.
Egy jól kiválasztott pénztárgép nemcsak a fizetés kezelésében segít, hanem a napi adminisztrációt is jelentősen egyszerűsítheti.
3. Mi történik, ha új telephely nyílik?
Sokan nem gondolnak erre a vásárláskor, pedig a fejlődés gyakran gyorsabban érkezik, mint várnák. Ha a vállalkozás néhány éven belül új üzletet, éttermet vagy irodát nyit, fontos kérdés lehet, hogy a rendszer képes-e kezelni a több helyszínt.
Érdemes olyan megoldást keresni, amelynél az adatok nem külön-külön szigetekben léteznek. Sokkal egyszerűbb egyetlen felületen áttekinteni a teljes működést, mint több rendszerből összegyűjteni az információkat.
Az ilyen lehetőségek elsőre nem mindig tűnnek fontosnak, később viszont komoly előnyt jelenthetnek.
4. Milyen gyakran kell adatokat visszakeresni?
Szinte minden vállalkozás életében előfordul, hogy egy korábbi tranzakciót, nyugtát vagy adatot vissza kell keresni. Egy rosszul kialakított rendszerben ez hosszadalmas feladat lehet, ami feleslegesen terheli a dolgozókat.
Érdemes kipróbálni, milyen gyorsan található meg egy több héttel korábbi tétel. Ha a keresés nehézkes vagy túl sok lépésből áll, az később rendszeresen bosszúságot okozhat.
A napi működés során az ilyen apróságokból áll össze a valódi felhasználói élmény.
5. Milyen folyamatokat lehet automatizálni?
Sok vállalkozás még mindig manuálisan végez olyan feladatokat, amelyeket a rendszer automatikusan is el tudna látni. Tipikus példa, amikor a napi forgalmi adatokat külön táblázatban vezetik, vagy a munkatársak kézzel készítenek összesítéseket.
Érdemes listát készíteni azokról a feladatokról, amelyek naponta ismétlődnek. Ha egy tevékenység minden nap ugyanúgy zajlik, jó eséllyel automatizálható vagy egyszerűsíthető.
A cél nem az, hogy minél több funkció legyen a rendszerben, hanem az, hogy kevesebb idő menjen el rutinfeladatokra.
6. Mennyire könnyű segítséget kapni?
Technikai probléma minden rendszerrel előfordulhat. A különbség általában nem a hiba meglétében, hanem a megoldás gyorsaságában van. Vásárlás előtt érdemes utánanézni, milyen támogatást nyújt a szolgáltató, milyen gyorsan reagál a megkeresésekre, és milyen formában érhető el az ügyfélszolgálat.
Sok vállalkozó csak akkor foglalkozik ezzel a kérdéssel, amikor már baj van. Pedig egy lassú ügyintézés akár teljes műszakokat is megnehezíthet.
A megbízható háttértámogatás hosszú távon legalább olyan fontos lehet, mint maga a rendszer.
7. Valóban a jelenlegi igényekre vásárolsz?
A legtöbb vállalkozás nem marad ugyanolyan, mint a vásárlás pillanatában. Nőhet a forgalom, bővülhet a kínálat, új munkatársak érkezhetnek, vagy akár új helyszín is nyílhat. Érdemes ezért nemcsak a jelenlegi működés alapján dönteni.
Egy korszerű e-pénztárgép kiválasztásakor célszerű legalább két-három évre előre gondolkodni. Így kisebb az esélye annak, hogy rövid időn belül ismét rendszerfejlesztésre vagy cserére lesz szükség.
Az előrelátó döntések általában olcsóbbak, mint a kapkodva végrehajtott javítások és utólagos cserék.
TIPP: Vásárlás előtt készíts listát a napi működés során előforduló leggyakoribb feladatokról, és kérdezd meg a forgalmazót, hogyan kezeli ezeket a rendszer. A különböző lehetőségek összehasonlításához a www.penztargepem.hu oldalon is érdemes körülnézni.
Fotó: magnific.com